Praca grupowa jest konieczna w firmach szczególnie przy realizowaniu wszelkiego rodzaju przedsięwzięć. Dla niektórych „praca grupowa” oznacza możliwość wspólnego planowania zadań za pomocą poczty elektronicznej i kalendarza, ale dopiero przy użyciu zaawansowanych programów komputerowych menedżerowie mogą efektywnej zorganizować pracę, sprawniej delegować zadania a w konsekwencji zrealizować założenia projektu terminowo. Wybierając aplikację do pracy grupowej warto przeanalizować swoje potrzeby i sprawdzić , czy narzędzie posiada moduły umożliwiające ich zaspokojenie.

Koordynujący pracę przydziela każdemu, kto partycypuje w pracy grupowej login i hasło umożliwiające dostęp do aplikacji i jej modułów, nadaje ściśle określone uprawnienia a także przydziela zadania do wykonania . Dzięki narzędziom służącym do pracy grupowej możliwa jest również komunikacja internetowa pomiędzy osobami biorącymi udział w projekcie poprzez fora dyskusyjne, czaty oraz system komentarzy. Osoba koordynująca pracę grupową ma również możliwość uzyskiwania raportów określających poziom zaawansowania prac, czas pozostający do zrealizowania projektu i ocenę aktywności poszczególnych wykonawców. Możliwa jest także archiwizacja danych i ich dalsza analiza.